Co si pod pojmem informační systém představit a proč ho chtít?

Pod pojmem "informační systém" si můžeme představit mnoho věcí. Pojďme se si to přiblížit pohledem, který všichni známe – tedy za předpokladu, že cestujeme autem, nebo třeba na kole. 

Aniž bychom si to uvědomovali, pro orientaci v provozu využíváme informačního systému v podobě různých směrovek, návěstí, cedulí apod. Takže abychom se dostali z místa A do místa B, můžeme se na cestě řídit podle tohoto jednoduchého "informačního systému", který je doplněný o další (systém) pomocné informace, jakými jsou např. dopravní značky. Ty, kromě jiného, mají za cíl zajistit bezpečí a plynulost v dopravě. Abychom si vybrali optimální cestu, můžeme využít autoatlas/ mapu, která nám pomůže udržet směr, případně nám pomůže vyhnout se obtížně sjízdným cestám. Je zjevné, že součástí v tomto případě dopravního informačního systému jsou tedy i cesty, silnice či dálnic.

Doba a pokrok jde však rychle vpřed. V dnešním moderním světě se prakticky obejdeme bez směrovek, které nás navádějí mezi jednotlivými body na cestě, obejdeme se bez rozložených map přes volant apod. Kdo z vás aktivně jezdí podle autoatlasu, máte ho vůbec v autě? Pokud nemáte navigaci přímo ve voze, tak každý z nás dnes nosí autoatlas a plánovač tras ve své kapse v podobě mobilního telefonu vybaveného systémem GPS. Navigace nám rovnou říká, kudy jet, čemu se vyhnout, kde jsou jaká omezení rychlosti, kde můžeme potkat policejní hlídku či radar, nebo kde je problematický úsek. Pokud se necháme navigací vést, tak navíc díky hlasovým pokynům včas víte, kdy odbočit a na co si dát pozor. A když se na cestě objeví nečekaná překážka, můžeme o tom informovat ostatní řidiče a navigace se bude snažit problematickým úsekům vyhnout. Jak komplikované by to bylo se zmíněným autoatlasem?

Toto asi všichni dobře známe. Někdy známe i to, že nás navigace zavede do slepé uličky a pak si říkáme, že s mapou by se nám to asi nestalo. Ale může to být proto, že nemáme vhodnou navigaci, hw může být pomalý, navigace nemá aktuální mapové podklady, neumí pracovat online a tudíž nezohledňuje aktuální situaci na cestách, nebo že jsme si navigaci špatně nastavili a ta nás místo po silnici vede k přívozu apod.

Tedy pojem informační systém pro nás není nic nového. Běžně ho používáme v mnoha oblastech života, někdy zcela automaticky a popravdě si mnohdy ani neumíme představit, že by tyto systémy nebyly. Kromě navigací v autě to mohou být třeba i turistické značky, nebo názvy ulic ve městech, nebo orientační systémy v budovách, web apod.

Když si představíte, že byste těchto systému nemohli využívat, tak ano, asi byste se dostali do cíle, ale na kolik pokusů a za jak dlouho? 

Takže si současně můžeme odpovědět i na otázku, proč chtít informační systém.

Informační systém nás zásadním způsobem posune a posouvá vpřed, pomůže nám vyvarovat se chyb, pomůže nám optimalizovat trasu, proces, výrobu, projekty, výdaje, mzdové náklady a v neposlední řadě navýšit zisky, zvýšit konkurenceschopnost, důvěryhodnost a spokojenost zákazníků. Do cíle se tak můžeme dostat dříve než ti, co jedou bez navigace a spoléhají jen na směrovky a svoji intuici.

Když se dnes bavíme o informačním systému, máme zpravidla na mysli velice komplexní řešení, nejčastěji pro řízení firemních procesů, které je tvořeno z mnoha komponent, kam může například patřit aplikační software, databázový software, server, počítačová síť, koncové stanice, příručky, manuály, vnitrofiremní předpisy, výrobní či jiná dokumentace, systémy zálohování, komunikační systémy, specializované aplikace typu CAD, CAM, docházka, eshop apod. V neposlední řadě sem patří technologie pro zabezpečení a správu dat.

Často se setkáváme s jiným pojmem pro informační systém, kterým je "ERP systém" (z anglického Enterprise Resource Planning) a česky znamená systém pro plánování podnikových zdrojů.

Informační systém je tedy soubor technologií, které nám obecně usnadňují naši práci a pomáhají v rozvoji podnikání/firmy přes všechny procesy. Aby vše správně "šlapalo", jsou k tomu zapotřebí lidé a to nejen tzv. "ajťáci", ale každý, kdo s informačním systémem aktivně pracuje ve všech fázích jeho fungování, tedy od nasazení (implementace) systému, přes rutinní uživatele, manažery až třeba po zákazníky, kterým poskytujete vhodná data z vašeho interního systému např. prostřednictvím různých B2B nebo B2C portálů apod. Důležitou složkou jsou lidé na straně týmů vývoje, implementace a technické podpory. Spolupráce všech je klíčem k úspěšnému zavedení a průběžnému rozvoji informačního systému.

Tak jako je možné jezdit podle směrovek, mapy nebo online GPS navigace, i k řízení firmy lze přistupovat různým způsobem. Můžete využívat tužku a papír, přidat excel nebo nějakou specializovanou aplikaci např. pro vytváření faktur. Do výrobní haly můžete umístit klasickou nástěnku s termíny jednotlivých zakázek, skladové zásoby mít chaoticky uložené bez přehledu kolik a kde skutečně leží materiálu či zboží, ať v kusech nebo penězích. A rozhodnutí o tom, jestli zakázku vzít, nebo ne, jestli koupit stroj, nebo nekoupit, jestli mít auta ve vlastnictví, nebo na "operák" apod. můžete můžete opírat o osobní zkušenosti a intuici, nebo vycházet z reálných "tvrdých" dat, což pro úspěšné a dlouhodobé fungování firmy je zcela klíčové.

Proto jsou zde ERP systémy, které vám pro efektivní řízení poskytnou právě ta tvrdá data, hned a online. 

 Přibližně 27 % společností spadající do segmentu SME (Small and Medium Enterprise, malé a střední firmy) pro svůj chod a plánování podnikových zdrojů zvolilo řešení prověřené více než 15.000 zákazníky a tím je český ERP systém HELIOS iNuvio, dříve známý pod názvem HELIOS Orange. Jde o velmi komplexní systém, který vyniká jednoduchým ovládáním a díky otevřenosti systému a jeho architektuře i vysokou mírou přizpůsobitelnosti bez závislosti na svém dodavateli a bez znalosti programování. HELIOS iNuvio se dokáže díky své modularitě a flexibilitě přizpůsobit prakticky všem typům společností od obchodních, logistických, výrobních, účetních, projektových apod. 

Tyto pokročilé technologie ERP systému lze využívat ihned od založení společnosti. Systém je tedy vhodný i pro úplně malé, začínající firmy, kde lze využít systému HELIOS iNuvio pod obchodním modelem HELIOS Easy, jenž je přizpůsoben jak licenčně, tak způsobem doručení do malých firem. Můžete tak přeskočit etapu "tápání" v datech z mnoha různých aplikací a hned začít využívat pokročilých technologií k rychlému růstu vaší firmy.